Ảnh minh họa. (Nguồn: C.T.V)
Lưu trữ hơn 4 triệu hồ sơ hưởng BHXH
Theo báo cáo của Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam), công tác lưu trữ của toàn Ngành năm 2018 đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ luôn được chú trọng.
Tính đến hết tháng 9/2018, toàn Ngành đang lưu trữ 4.636.753 hồ sơ hưởng BHXH, trong đó có 4.338.019 hồ sơ hưởng BHXH (đến tháng 5/2017) đã được số hóa và lưu trữ điện tử tại Trung tâm Dữ liệu của Ngành. Còn lại 298.734 hồ sơ hưởng BHXH từ tháng 6/2017 đến nay đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ và chuẩn bị được chuyển lên lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu của Ngành.
Cũng theo Trung tâm Lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lưu trữ điện tử đã được chia sẻ cho BHXH các địa phương cũng như Ban Thực hiện chính sách BHXH để khai thác phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách. Đây là bước tiến vượt bậc trong công tác lưu trữ của Ngành, theo kịp xu hướng phát triển của xã hội. Đặc biệt, đã tạo thuận tiện cho việc quản lý, khai thác hồ sơ, góp phần không nhỏ vào công tác cải cách thủ tục hành chính (TTHC) trong việc giải quyết chế độ cho người thụ hưởng BHXH, thay thế hoàn toàn việc khai thác dữ liệu thủ công.
Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ, thì nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần khai thác, nên đã giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày sang tính bằng phút.
Đối với hồ sơ hành chính nghiệp vụ, theo Trung tâm Lưu trữ, toàn Ngành đã thực hiện nghiêm theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ. Theo đó, phấn đấu đến hết năm 2021 sẽ giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các đơn vị; bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả; bố trí công chức viên chức (CCVC) chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm…
Khắc phục khó khăn về công tác lưu trữ tại các địa phương
Mặc dù công tác lưu trữ của ngành BHXH thời gian qua đạt kết quả đáng khích lệ. Tuy nhiên, tại các địa phương, đại diện BHXH một số tỉnh, thành (Hà Nội, TP.HCM, Đồng Nai, Vĩnh Long, Thái Nguyên…) cũng còn gặp một số khó khăn, vướng mắc.
Cụ thể, BHXH nhiều địa phương cho rằng, diện tích kho lưu trữ hồ sơ vẫn còn hạn chế; thậm chí BHXH một số tỉnh phải tận dụng các phòng làm việc, hành lang, tầng trệt để lưu trữ hồ sơ, nên dễ gây ảnh hưởng đến độ bền của hồ sơ, tài liệu; đội ngũ CCVC làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm nên chịu nhiều áp lực…
Vì vậy, BHXH các tỉnh, thành phố đề xuất cần tiếp tục đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất và tăng cường ứng dụng CNTT trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ; kết nối đồng bộ thông tin phục vụ công tác tra cứu, thu thập, chỉnh lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu; chú trọng đầu tư công tác phòng cháy chữa cháy; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ CCVC làm công tác lưu trữ. Ngoài ra, cần lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thực sự có giá trị và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp Lưu trữ lịch sử. Xây dựng phương án xử lý đối với hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ tồn đọng từ năm 2015 trở về trước…
Để công tác lưu trữ triển khai có hiệu quả, đại diện BHXH Việt Nam cho rằng, trong quá trình thực hiện, các đơn vị cần xác định rõ những khó khăn, vướng mắc để cùng nhau khắc phục, giải quyết trong thời gian sớm nhất.
Đồng thời, ngành BHXH cũng yêu cầu các đơn vị nghiệp vụ, đặc biệt là Trung tâm Lưu trữ kịp thời phối hợp, hướng dẫn BHXH các địa phương khắc phục khó khăn, thực hiện đồng bộ các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, như: Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản, khai thác, chỉnh lý, bảo vệ hồ sơ, đặc biệt phải chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy; hướng dẫn, phổ biến cho BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện tốt quá trình lưu trữ, theo dõi, chỉnh lý hồ sơ đảm bảo khoa học; thực hiện thống nhất, liên thông dữ liệu giữa các năm, các thời kỳ, tạo thuận lợi cho hoạt động nghiệp vụ; tăng cường bồi dưỡng, đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ chuyên trách về lưu trữ trong toàn Ngành./.