Chiều 21/6, ông Nguyễn Thịnh Thành, Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cho biết, hơn 1 năm thực hiện việc gửi Giấy mời họp và một số văn bản khác của UBND thành phố đến các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã thông qua hệ thống thư tín điện tử và tin nhắn qua máy điện thoại di dộng của lãnh đạo các địa phương, cơ quan, đơn vị (đối với Giấy mời họp) cho thấy rất thuận tiện và hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian.
Đặc biệt trong thời gian nhanh nhất, thủ trưởng đơn vị biết được những hội nghị phải tham gia (qua hệ thống nhắn tin) để kịp thời sắp xếp thời gian và chuẩn bị nội dung (kể cả khi không có mặt tại cơ quan).
Cũng theo ông Thành, hình thức chuyển “văn bản điện tử” này đã tạo động lực để cán bộ làm công tác văn thư có ý thức tự giác trong học tập, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức về tin học, nhất là tin học văn phòng, áp dụng để xử lý công việc hàng ngày. Đồng thời tiết kiệm được kinh phí, nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Việc lưu, tìm kiếm, tra cứu văn bản cũng dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn. Chỉ tính riêng 3 tháng đầu tiên áp dụng hình thức chuyển “văn bản điện tử” này, Văn phòng UBND thành phố đã tiết kiệm được hơn 55 triệu đồng.
Tuy nhiên, kinh phí đầu tư ít nên việc nâng cấp thiết bị cũng như tốc độ đường truyền hạn chế, do đó còn một số văn bản, một số cơ quan, đơn vị chưa nhận được kịp thời nên mất thời gian để gọi điện hỏi lại hoặc phải chuyển lại theo đường FAX... Ở một vài cơ quan đơn vị, do việc phân công giữa bộ phận văn thư và bộ phận tin học chưa thống nhất, sự phối hợp của hai bộ phận chưa được nhịp nhàng nên khi nhận được văn bản qua hộp thư điện tử đã chuyển thẳng lãnh đạo xử lý, đến khi nhận được văn bản gốc (để lưu) lại tiếp tục trình xử lý, gây mất thời gian, hiệu quả chưa cao... Đồng thời vẫn còn một số sở, ban, ngành, quận, huyện, thị xã chưa thực hiện gửi văn bản đến UBND thành phố qua mạng cũng như chưa triển khai được đến các đơn vị cấp dưới nên vẫn lãng phí giấy tờ, thời gian, kinh phí gửi bưu điện và nhất là chưa sử dụng hết ưu điểm của tệp văn bản điện tử.
Để tiếp tục thực hiện gửi và nhận văn bản hành chính trong hệ thống văn phòng cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố theo hình thức chuyển “văn bản điện tử” , UBND thành phố yêu cầu các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã tăng cường đầu tư, nâng cấp thiết bị, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức tin học văn phòng cho cán bộ, công chức, nhất là cán bộ văn thư, phân công hợp lý giữa các bộ phận tin học, văn thư để đáp ứng với nhiệm vụ được giao, đồng thời tạo thành một thói quen của cán bộ công chức trong việc gửi, nhận văn bản hành chính qua hệ thống thư tín điện tử./.