Những nội dung bạn đọc quan tâm được nêu cụ thể tại Quy định số 693-QĐ/VPTW ngày 15 tháng 12 năm 2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng.
Theo đó, những quy định liên quan đến thủ tục soạn thảo văn bản được nêu tại Điều 6, chương II, Quy định số 693-QĐ/VPTW. Cụ thể:
Điều 6: Soạn thảo văn bản
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đảng và mục đích giải quyết công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng hoặc người có thẩm quyền quyết định văn bản cần soạn thảo; giao đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng hoặc người có thẩm quyền về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo trong phạm vi, nhiệm vụ được giao.
3. Đối với mỗi văn bản của cơ quan, tổ chức đảng khi soạn thảo, tùy vào tính chất, mức độ quan trọng có các quy trình soạn thảo tương ứng. Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy chế của mỗi cơ quan, tổ chức đảng.
4. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài thực hiện các nội dung trên còn có trách nhiệm chuyển bản thảo văn bản đến văn thư cơ quan và thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
5. Việc soạn thảo văn bản chứa bí mật nhà nước (sau đây gọi chung là văn bản mật) thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Trong khi đó, điều 9, chương II, Quy định số 693-QĐ/VPTW quy định cụ thể những nội dung liên quan đến việc trình ký và ký văn bản. Đáng chú ý tại Điều này, có khoản 4 quy định: Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai để ký. Cụ thể như sau:
Điều 9: Trình ký và ký văn bản
1. Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức đảng (trừ những văn bản được quy định riêng của cơ quan, tổ chức đảng).
2. Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao. Thẩm quyền ký văn bản của cơ quan, tổ chức đảng do cơ quan, tổ chức đảng phân công.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng chịu trách nhiệm về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức đảng ban hành. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản do mình ký và phải đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan.
4. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai để ký.
5. Đối với văn bản điện tử, việc ký số thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Quy định này thay thế Quy định số 29-QĐ/VPTW, ngày 25/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương./.