Tập huấn, chuyển giao phần mềm số hóa và quản lý tài liệu số hóa cho các tỉnh, thành ủy

Sáng 03/11, Văn phòng Trung ương Đảng tổ chức Hội nghị trực tuyến tập huấn, chuyển giao phần mềm số hóa và quản lý tài liệu số hóa cho văn phòng 34 tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương. Đồng chí Đào Văn Thành, Phó Cục trưởng Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu, Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì hội nghị. Tại điểm cầu Thành ủy Cần Thơ, đồng chí Phan Thị Xuyến, Phó Chánh Văn phòng Thành ủy chủ trì.

Cùng dự tại điểm cầu Thành ủy Cần Thơ có lãnh đạo, chuyên viên các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng Thành ủy phụ trách công tác chuyển đổi số, cơ yếu và văn thư, lưu trữ.

Phần mềm số hóa và quản lý số hóa do Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu, Văn phòng Trung ương Đảng phối hợp với liên danh nhà thầu xây dựng trong khuôn khổ Dự án Chuyển đổi số trong các cơ quan đảng. Phần mềm được triển khai thống nhất trong các cơ quan đảng từ Trung ương đến địa phương, đáp ứng yêu cầu số hóa cả tài liệu chứa bí mật nhà nước. Hệ thống kết nối qua Mạng diện rộng của Đảng với các dịch vụ dùng chung tại Văn phòng Trung ương Đảng như xác thực tập trung, chứng thực chữ ký số và Hệ thống điều hành tác nghiệp; đồng thời áp dụng giải pháp bảo mật của ngành cơ yếu để bảo vệ dữ liệu trong quá trình xử lý, lưu trữ và khai thác. Trước đó, ngày 21/10/2026, Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu đã có Công văn số 843-CV/CCĐS-CY thông tin mô hình và cấu hình khuyến nghị, đề nghị văn phòng các tỉnh ủy, thành ủy căn cứ phạm vi, quy mô sử dụng thực tế để chuẩn bị hạ tầng, nguồn lực tiếp nhận phần mềm.

Trong gần 03 giờ, các đại biểu được hướng dẫn mô hình triển khai, cách cài đặt và cấu hình hệ thống số hóa và quản lý tài liệu số hóa. Bên cạnh phần mềm chính được quản lý, khai thác trong quy trình văn thư - lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng chuyển giao cho các địa phương một số công cụ hỗ trợ: công cụ chuyển đổi dữ liệu trước đây quản lý trên hệ thống Lotus Notes, cùng các thuộc tính quản lý, vào hệ thống mới; công cụ tách tệp và chuyển đổi tệp PDF một lớp sang PDF hai lớp có nhận dạng ký tự quang học (OCR); công cụ bóc tách thuộc tính để đặt lại tên cho các tệp tài liệu đã được quét theo tiêu chuẩn của Hướng dẫn số 40 nhưng cách đặt tên chưa thống nhất.

Phần trao đổi, thảo luận diễn ra sôi nổi. Đại biểu các điểm cầu trao đổi về cấu hình hạ tầng phù hợp với quy mô từng địa phương, bảo đảm các dịch vụ của hệ thống vận hành ổn định, không ảnh hưởng lẫn nhau. Nhiều ý kiến đề nghị phân định rõ vai trò trong quá trình triển khai: bộ phận chuyển đổi số, cơ yếu chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống, tạo lập tài khoản người dùng và phân quyền quản lý theo đơn vị đến cấp xã, phường; bộ phận văn thư, lưu trữ chịu trách nhiệm về nghiệp vụ. Các nội dung chưa được giải đáp hết tại hội nghị tiếp tục được tiếp nhận, trả lời qua nhóm trao đổi chung.

Đại diện bộ phận Lưu trữ, Phòng Hành chính, Lưu trữ, Văn phòng Thành ủy Cần Thơ trao đổi, đề xuất làm rõ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai phần mềm số hóa và quản lý tài liệu số hóa.

Phát biểu kết luận, đồng chí Đào Văn Thành ghi nhận tinh thần trao đổi thẳng thắn, cụ thể của các địa phương. Đồng chí cho rằng cài đặt, cấu hình là khâu phức tạp, khó hoàn thành chỉ qua một buổi tập huấn, vì vậy đề nghị các địa phương giữ mối liên hệ thường xuyên với bộ phận kỹ thuật để được hỗ trợ kịp thời. Đối với việc đặt lại tên tệp, do thuộc tính bóc tách từ tệp số hóa chưa đủ thông tin như phông lưu trữ, đơn vị bảo quản, đồng chí đề nghị bộ phận kỹ thuật tiếp tục hoàn thiện công cụ theo hướng kết hợp tự động và thủ công, tạo thuận lợi cho các địa phương khi triển khai.

Đồng chí nhấn mạnh, theo kết luận của Ban Chỉ đạo, toàn bộ hồ sơ đã số hóa phải được đưa vào khai thác, sử dụng từ ngày 30/9. Tuy nhiên, do hạ tầng chưa kịp đầu tư, việc đánh giá an ninh, an toàn thông tin khá phức tạp nên tiến độ chung còn chậm. Vì vậy, ngay sau hội nghị, các địa phương cần khẩn trương rà soát hạ tầng, trường hợp chưa đáp ứng thì báo cáo lãnh đạo để có lộ trình đầu tư, bổ sung; phối hợp với các đơn vị liên quan thiết lập hệ thống đáp ứng yêu cầu số hóa và quản lý tài liệu số hóa; phối hợp với lực lượng Công an địa phương (PA05) đánh giá an ninh, an toàn thông tin trên hạ tầng và môi trường thực tế khi cài đặt; phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ trong việc tích hợp, cung cấp trang thiết bị phục vụ số hóa và ký số.

Đồng chí cho biết, thời gian tới, Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng sẽ chủ trì cùng đơn vị phát triển tổ chức buổi hướng dẫn khai thác, sử dụng phần mềm, đồng thời tư vấn cách phân vai trong quản trị, vận hành, khai thác hệ thống tại địa phương. Đồng chí đề nghị các tỉnh ủy, thành ủy tích cực tổ chức triển khai, sớm đưa tài liệu đã số hóa vào khai thác, sử dụng, đáp ứng mục tiêu, yêu cầu của Ban Chỉ đạo.

Việc đưa phần mềm số hóa và quản lý tài liệu số hóa vào vận hành là bước quan trọng trong thực hiện chuyển đổi số trong các cơ quan đảng, góp phần quản lý, bảo quản an toàn và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ của Đảng, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy các cấp.

Quốc Thịnh