Hội nghị được tổ chức tại điểm cầu chính Văn phòng Trung ương Đảng và được tổ chức trực tuyến đến tất cả các Ban Đảng Trung ương với sự tham gia của các đồng chí trợ lí, thư ký các đồng chí lãnh đạo; các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên của các đơn vị trực thuộc các cơ quan...
Phát biểu khai mạc Hội nghị, đồng chí Ngô Hải Phan, Cục trưởng Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu nhấn mạnh: Hệ thông tin điều hành tác nghiệp các cơ quan Đảng là phần mềm giúp số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho toàn bộ cơ quan Đảng từ Trung ương đến địa phương, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý và điều hành, xây dựng một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả.
Lợi ích của phần mềm nâng cao hiệu quả quản lí, điều hành. Cụ thể, đối với lãnh đạo điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi, xử lý công việc nhanh chóng và linh hoạt; nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác và kịp thời; hỗ trợ ra quyết định điều hành dựa trên các căn cứ xác thực từ các dữ liệu và báo cáo chính xác.
Đối với chuyên viên, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc; dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân một cách rõ ràng, không bị chồng chéo.
    |
 |
| Các đại biểu tham dự Hội nghị. |
Đối với văn thư, phân phối và xử lý văn bản đi đến một cách đơn giản, giảm thiểu công việc in ấn, photo; dễ dàng quản lý và tra cứu thông tin, tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng; truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận một cách nhanh chóng và kịp thời....
| Đây là phần mềm dùng chung được sử dụng trong các cơ quan Đảng Trung ương và các tỉnh ủy, thành ủy, phần hệ thống quản lí văn bản trên môi trường số, phòng họp không giấy và quản lí cán bộ, đảng viên. Để triển khai thành công phần mềm, đồng chí Ngô Hải Phan đề nghị phải "nghĩ lớn, nhìn tổng thể, hành động nhanh và bắt đầu từ những việc cụ thể”; đặc thù của các cơ quan Đảng Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng, trong văn bản quản lý điều hành không mật chiếm khoảng 30%; văn bản mật trở lên chiếm khoảng 70%. Vì vậy cần có giải pháp riêng để 100% hồ sơ (trừ tài liệu tuyệt mật) xử lý toàn trình trong mạng nội bộ và có thể khai thác, xử lý công việc qua thiết bị máy tính bảng. |
Đồng chí Ngô Hải Phan mong muốn qua lớp tập huấn, các đại biểu lắng nghe, thực hành để đạt được mục tiêu đề ra nhằm xử lí hồ sơ trên môi trường mạng. Qua đó, khai thác, tận dụng được thế mạnh của công nghệ, giúp tra cứu hồ sơ, công việc thuận lợi, giúp các đồng chí từ lãnh đạo đến chuyên viên tránh bỏ sót việc, xử lý công việc hiệu quả, kịp thời...
| |
 |
| Cục trưởng Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu Ngô Hải Phan phát biểu tại Hội nghị. |
Tại hội nghị, các đại biểu đã được giới thiệu, hướng dẫn thao tác sử dụng phần mềm. Theo đó, điểm nổi bật của phần mềm là triển khai hệ thống tập trung xuyên suốt từ trung ương đến địa phương, dữ liệu được quản lý tập trung không bị phân tán, trùng lặp dữ liệu, đảm bảo tính an toàn bảo mật; lãnh đạo có thể xử lý văn bản mọi lúc mọi nơi thông qua các phân hệ web, mobile, tablet; có thể sử dụng trên cả môi trường internet và intranet. Phần mềm có tiện ích nổi bật là kiểm tra thể thức văn bản, công cụ chỉnh sửa online trên hệ thống, OCR số hóa văn bản,…
Phần mềm này số hóa quy trình nghiệp vụ, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại, thay thế quy trình quản lý văn bản thủ công bằng quy trình điện tử, giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm chi phí in ấn và bảo vệ môi trường; tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, nâng cao hình ảnh của cơ quan Đảng; tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong công tác quản lý văn bản và thực hiện nhiệm vụ; hỗ trợ thiết lập quy trình xử lý động theo từng nghiệp vụ đơn vị; triển khai tập trung xuyên suốt từ Trung ương đến Địa phương, góp phần tiết kiệm tài nguyên triển khai, giảm chi phí vận hành hệ thống. Khi triển khai tập trung, dữ liệu không bị trùng lặp, giúp giảm chi phí lưu trữ.
Phần mềm tăng cường khả năng phối hợp và trao đổi thông tin. Dễ dàng chia sẻ văn bản và thông tin giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả phối hợp công việc. Hệ thống cung cấp công cụ điều hành trực tuyến, rút ngắn thời gian trao đổi và xử lý công việc, tăng năng suất lao động. Lưu trữ toàn bộ lịch sử, giúp theo dõi và đánh giá quá trình làm việc một cách an toàn và bảo mật.../.