Giao việc rõ người, rõ sản phẩm, theo dõi được tiến độ

Sau sắp xếp, xã Văn Lang được hình thành từ bốn xã trước đây, có 19 thôn với 17.797 nhân khẩu. Địa bàn rộng hơn, phạm vi quản lý và yêu cầu phối hợp tăng lên đòi hỏi phương thức điều hành thống nhất, hạn chế tình trạng một công việc phải trao đổi, đôn đốc qua nhiều kênh. Từ ngày 06/7/2026, xã đưa hệ thống quản lý công việc VLaW vào vận hành, gắn với quy định giao việc, theo dõi và xác nhận kết quả theo Quyết định số 214-QĐ/ĐU.

Cách làm được khái quát bằng phương châm “6 rõ - một xuyên suốt”: rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ sản phẩm và một đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt. Đến tháng 10/2026, theo báo cáo của xã, toàn bộ 29 nhiệm vụ trong kế hoạch triển khai giai đoạn 2 đã được đưa lên hệ thống. Khi được cập nhật đầy đủ, từng đầu việc có thể theo dõi người chủ trì, bộ phận phối hợp, tiến độ và sản phẩm cần hoàn thành, hỗ trợ lãnh đạo xác định điểm nghẽn hoặc điều chỉnh phân công kịp thời.

Điểm đáng chú ý không chỉ là thay sổ theo dõi bằng phần mềm, mà là chuyển cách quản lý từ kiểm tra tiến độ bằng trao đổi riêng lẻ sang theo dõi nhiệm vụ gắn với kết quả có thể xác nhận. Dữ liệu giao việc là đầu mối để đối chiếu giữa nhiệm vụ theo quy định, công việc đã phân công và sản phẩm thực tế, từ đó nhận diện việc giao thoa, lặp lại hoặc chưa xác định rõ trách nhiệm. Tuy nhiên, việc cập nhật vẫn chưa đồng đều: báo cáo cho biết 53,7% cán bộ trong phạm vi tổng hợp còn đưa lên VLaW dưới một nửa số đầu việc. Điều này cho thấy hiệu quả của công cụ phụ thuộc trực tiếp vào trách nhiệm của người đứng đầu và kỷ luật cập nhật, kiểm tra, xác nhận sản phẩm.

Từ số hóa hồ sơ đến giảm những công đoạn trung gian

Văn Lang đồng thời từng bước xây dựng dữ liệu phục vụ xử lý công việc. Theo số liệu địa phương cung cấp, xã đã số hóa 1.048/1.048 hồ sơ đảng viên, rà soát thông tin của 4.769 hộ và hình thành 13 nhóm chỉ số phục vụ điều hành trên nền tảng IOC. Các dữ liệu này có ý nghĩa khi được chuẩn hóa, xác thực và sử dụng lại: cán bộ không phải yêu cầu cung cấp nhiều lần cùng một thông tin; việc tra cứu, đối chiếu, tổng hợp báo cáo có thể thực hiện trên dữ liệu đã có.

Cùng với văn bản điện tử, chữ ký số và hồ sơ số, việc ứng dụng công cụ trí tuệ nhân tạo bước đầu hỗ trợ tìm kiếm, hệ thống hóa tài liệu và chuẩn bị dự thảo. Những khâu có tính chất lặp lại như chuyển văn bản, sao chép thông tin, tìm hồ sơ, ghép số liệu có điều kiện được rút gọn; thời gian của cán bộ có thể dành nhiều hơn cho phân tích, thẩm định, xác minh, tiếp công dân và xử lý những việc đòi hỏi trách nhiệm chuyên môn.

Theo báo cáo của xã, các ước tính bước đầu cho thấy thời gian xử lý, phát hành văn bản có thể giảm khoảng 75%, thời gian tổng hợp báo cáo giảm khoảng 40%, thời gian hoàn thiện một số văn bản khi có AI hỗ trợ giảm khoảng 60%. Các tỷ lệ này phản ánh những công đoạn khác nhau, chưa được đo kiểm đồng nhất trên cùng tập hồ sơ; không thể cộng các tỷ lệ, suy rộng cho toàn bộ vị trí việc làm hoặc sử dụng trực tiếp để xác định mức giảm biên chế.

Từ thay đổi công việc đến lượng hóa tác động đối với vị trí việc làm

Kinh nghiệm có ý nghĩa hơn cả từ Văn Lang là bước chuyển từ câu hỏi “đã số hóa được bao nhiêu” sang “sau số hóa, công việc nào thay đổi và thay đổi như thế nào”. Đây cũng là hướng tiếp cận phù hợp với Kết luận số 107-KL/TW của Bộ Chính trị ngày 17/10/2026 và Hướng dẫn số 07-HD/BTCTW của Ban Tổ chức Trung ương ngày 19/10/2026: xác định vị trí việc làm từ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền; phân tích công việc, sản phẩm, kết quả và trách nhiệm; xem xét tác động của khoa học, công nghệ, chuyển đổi số bằng dữ liệu có nguồn gốc và được kiểm chứng.

Trong quá trình rà soát, xã định hướng đối chiếu nhiệm vụ được phân cấp với công việc thực tế ở từng bộ phận, từ Văn phòng Đảng ủy, Văn phòng HĐND và UBND đến các lĩnh vực đất đai, xây dựng, tài chính, tư pháp, tiếp dân và an sinh xã hội. Mỗi nhiệm vụ cần được làm rõ những công việc cấu thành, sản phẩm đầu ra, người chịu trách nhiệm và khâu phối hợp. Đối với thủ tục có nhiều bước, cần phân biệt công đoạn có thể tự động hóa với công đoạn vẫn phải có cán bộ kiểm tra, xác nhận hoặc trực tiếp giải quyết.

Chẳng hạn, khi tổng hợp một báo cáo định kỳ, có thể tách các công việc: tiếp nhận dữ liệu, kiểm tra và chuẩn hóa, tổng hợp, phân tích, dự thảo, thẩm định và trình ký. Khi dữ liệu dùng chung đã ổn định, khâu thu thập lại và ghép số liệu thủ công có thể giảm; nhưng yêu cầu kiểm tra tính chính xác, phân tích nguyên nhân, đề xuất giải pháp và chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo vẫn phải được thực hiện. Tương tự, số hóa hồ sơ đảng viên giúp thuận tiện tra cứu, nhưng không thay thế công tác thẩm tra, xác minh và quản lý hồ sơ theo thẩm quyền.

Điều quan trọng là không coi mỗi công đoạn mới phát sinh từ phần mềm là một vị trí việc làm riêng. Một vị trí việc làm gắn với nhóm công việc tương đối ổn định, có sản phẩm và yêu cầu năng lực rõ ràng. Những công việc quản trị hệ thống, làm sạch dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin, kiểm tra kết quả do AI hỗ trợ và hướng dẫn người sử dụng cũng phải được nhận diện đúng, thay vì chỉ tính phần thời gian được tiết kiệm mà bỏ qua những việc mới hoặc yêu cầu chất lượng cao hơn.

Để chuyển từ nhận định định tính sang thử nghiệm có thể lượng hóa, xã đã lập phụ lục so sánh hai phương thức tổ chức thực hiện trên cùng phạm vi nhiệm vụ và sản lượng: phương thức thông thường và kịch bản công chức sử dụng thành thạo công cụ số, AI. Phụ lục sử dụng quỹ thời gian 1.904 giờ/người/năm để quy đổi khối lượng công việc. Đây là phép tính kịch bản, phụ thuộc vào giả định về thời gian tác nghiệp, năng lực thực hiện và mức độ hoàn thiện quy trình; chưa phải kết quả đo kiểm thực tế hoặc phương án bố trí nhân lực được phê duyệt.

Theo số liệu trong báo cáo của xã, năm 2026 địa phương được giao 53 biên chế, hiện có 65 cán bộ, công chức; trong đó khối chính quyền được giao 30, hiện có 39 người; khối Đảng, Mặt trận và đoàn thể được giao 23, hiện có 26 người. Chênh lệch 12 người phản ánh hiện trạng nhân sự so với số được giao, không phải số người có thể giảm do ứng dụng công nghệ.

Kết quả so sánh hai kịch bản trong phụ lục của xã:

Theo phép tính trên, nhu cầu chuyên môn quy đổi chênh 10,48 người, tương ứng khoảng 36,8% trong phạm vi công việc được tính; tổng số người dự kiến bố trí giữa hai kịch bản chênh 10 người, tương ứng khoảng 17,2%. Hai tỷ lệ có mẫu số và ý nghĩa khác nhau, không cộng gộp. Đáng chú ý, kịch bản thứ hai còn giả định điều chỉnh một chức danh lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND; vì vậy, không thể coi toàn bộ chênh lệch là kết quả riêng của chuyển đổi số. Mức dự kiến 48 người cũng không phải chỉ tiêu biên chế đã được phê duyệt.

Những con số này có giá trị ở phương pháp so sánh, không phải ở việc chốt trước số người cần bố trí. Theo tinh thần Kết luận 107-KL/TW và Hướng dẫn 07-HD/BTCTW, muốn chuyển kết quả thử nghiệm thành căn cứ rà soát vị trí việc làm, cần đo thời gian tác nghiệp trước và sau cải tiến trên cùng loại việc, kiểm chứng sản lượng và chất lượng đầu ra; tính đủ phần việc mới như làm sạch dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin, quản trị hệ thống, kiểm tra kết quả AI và hỗ trợ người dùng. Đồng thời phải tính đến công việc phải trực tiếp tiếp dân, thẩm định hồ sơ, kiểm tra thực địa, yêu cầu hiện diện và khả năng phối hợp, kiêm nhiệm; tuyệt đối không đồng nhất tiết kiệm thời gian phân tán với giảm ngay một vị trí hoặc một biên chế.

Muốn chuyển đổi số tạo hiệu quả thực chất, phải bắt đầu từ năng lực thực thi

Thực tiễn Văn Lang cho thấy thiết bị và phần mềm mới chỉ tạo điều kiện. Theo kết quả kiểm tra năng lực thực hành ngày 17/10/2026 do xã báo cáo, trong 63 người được kiểm tra, có 2 người đáp ứng yêu cầu, 27 người cần kèm cặp và 34 người chưa đáp ứng. Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy nhu cầu đào tạo, hướng dẫn tại chỗ và chuẩn hóa thao tác còn rất lớn. Nếu cán bộ chưa sử dụng thành thạo, thời gian hỗ trợ, sửa lỗi, nhập lại hoặc làm thay có thể làm giảm lợi ích dự kiến của chuyển đổi số.

Vì vậy, xã đặt ra hướng tổ chức thực hiện đồng thời: lựa chọn cán bộ làm đầu mối vận hành, giao trách nhiệm dữ liệu cho bộ phận chuyên môn; tăng cường hướng dẫn theo từng công việc; chuẩn hóa quy trình; theo dõi chất lượng sản phẩm sau số hóa. Chỉ khi quy trình được sử dụng thường xuyên, dữ liệu được kiểm tra và cán bộ thực hiện thành thạo mới có thể đánh giá đúng tác động đến thời gian, chất lượng và phương thức tổ chức công việc.

Những kinh nghiệm có thể tham khảo từ thực tiễn Văn Lang

Từ quá trình triển khai tại Văn Lang, có thể rút ra một số kinh nghiệm cho các xã, phường đang vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Trước hết, chuyển đổi số cần bắt đầu từ yêu cầu đổi mới cách thực hiện nhiệm vụ, không phải từ việc lựa chọn phần mềm. Một hệ thống giao việc chỉ phát huy tác dụng khi làm rõ người chủ trì, người phối hợp, sản phẩm, thời hạn và trách nhiệm xác nhận.

Tiếp đó, cần kết hợp dữ liệu công việc phát sinh từ dưới lên với việc rà soát chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền từ trên xuống. Hồ sơ điện tử, lịch sử xử lý, sản phẩm công việc và các hệ thống chuyên ngành là nguồn chứng cứ để đối chiếu, nhưng phải được kiểm tra về tính đầy đủ, đúng phạm vi và tránh trùng lặp. Danh mục nhiệm vụ, công việc và vị trí việc làm phải được cập nhật khi phân cấp, phân quyền hoặc phương thức thực hiện nhiệm vụ thay đổi.

Đồng thời, cần chọn một số quy trình đại diện để đo tác động trước và sau cải tiến, trên cùng phạm vi nhiệm vụ và cùng tiêu chí chất lượng. Phải phân biệt thời gian tác nghiệp của cán bộ với thời gian chờ xử lý hoặc thời gian người dân tiết kiệm được; tính cả thời gian kiểm tra, sửa lỗi, vận hành hệ thống và công việc mới phát sinh. Kết quả đo là cơ sở xem xét tổ chức lại công việc, đào tạo, bố trí lại hoặc sử dụng chung nhân lực theo thẩm quyền, không phải phép tính tự động để giảm biên chế.

Cuối cùng, kết quả chuyển đổi số cần được đánh giá qua chất lượng phục vụ và hiệu quả hoạt động: công việc có rõ trách nhiệm hơn không, số liệu có đáng tin cậy hơn không, thời gian giải quyết có được rút ngắn thực chất không, cán bộ có thêm điều kiện tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn hay không. Đây là những câu hỏi thiết thực giúp việc rà soát vị trí việc làm theo Kết luận 107 và Hướng dẫn 07 đi vào chiều sâu.

Cách làm của Văn Lang là một kinh nghiệm bước đầu, còn những nội dung phải tiếp tục kiểm chứng, nhất là mức độ sử dụng đồng đều của hệ thống, năng lực số và tác động đo được đối với từng quy trình. Giá trị đáng tham khảo của mô hình nằm ở việc gắn chuyển đổi số với phân định nhiệm vụ, chuẩn hóa công việc, xác nhận sản phẩm và trách nhiệm của cán bộ; qua đó tạo cơ sở dữ liệu thực tiễn để hoàn thiện vị trí việc làm và nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp xã.