Hoạt động văn thư –lưu trữ tại các cơ quan đơn vị là hoạt động được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật và của Đảng.
Trong môi trường hoạt động truyền thống, khi công nghệ thông tin (CNTT) chưa được ứng dụng vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị; thông tin chủ yếu được hình thành qua ghi chép, truyền đạt bằng văn bản, tài liệu giấy, việc gửi nhận thông tin văn bản hầu như thông qua qua đường bưu chính. Trước sự bùng nổ và phát triển của CNTT, truyền thông văn bản tài liệu đã được mã hóa và hình thành nên các bản file tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức tài liệu giấy và tài liệu điện tử cùng tồn tại song song. Hiện nay việc ứng dụng hệ thống thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ đã đi vào nền nếp, đồng bộ, thông tin phục vụ cho hoạt động của các cơ quan tổ chức ngày càng đầy đủ, nhanh chóng. Hệ thống văn bản đi và đến tại bộ phận văn thư cơ quan được cập nhật nhanh, chính xác, xử lý kịp thời, đáp ứng được yêu cầu công việc trong tình hình mới. Đội ngũ làm công tác văn thư tại các cơ quan đơn vị đã ứng dụng thành thạo các phần mềm gửi nhận văn bản như hệ thống Lotus của Tỉnh uỷ (mạng nội bộ), Email công vụ của tỉnh, gmail, zalo, hệ thống liên thông ideck với các sở, ban, ngành trong tỉnh … Số lượng văn bản thông thường được số hoá, ứng dụng chữ ký số nhận, gửi trên môi trường mạng đạt gần 100%, hạn chế được tối đa số lượng tài liệu giấy, sao chụp, in ấn phát hành qua đường bưu chính, tiết kiệm hiệu quả thời gian và ngân sách nhưng vẫn đáp nhu cầu tiếp nhận thông tin, giải quyết công việc nhanh, kịp thời, đạt hiệu quả cao trong quá trình điều hành, hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ giúp tài liệu được lưu giữ một cách trọn vẹn, đáp ứng nhanh việc tra tìm tài liệu, góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả chất lượng văn bản cho các bộ phận chuyên môn trong quá trình tham mưu và giải quyết công việc. Việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ còn góp phần giảm tải, tiết kiệm được không gian, diện tích, kinh phí mua sắm các trang thiết bị máy móc bảo quản tài liệu giấy tại các kho lưu trữ truyền thống.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động văn thư, lưu trữ thì cũng chứa đựng nhiều nguy cơ lộ lọt bí mật văn bản trên diện rộng, việc tra tìm tài liệu phải được thực hiện trên môi trường mạng, đòi hỏi phải đáp ứng đầy đủ, kịp thời về phương tiện máy móc cơ sở vật chất kỹ thuật, việc gửi văn bản qua hệ thống mạng chưa đồng bộ, chưa thống nhất, đường truyền nhiều lúc chưa ổn định, dẫn đến khó khăn trong việc tiếp nhận văn bản tại bộ phận văn thư và công tác lập hồ công việc tại các bộ phận chuyên môn. Hiện nay, việc lập hồ sơ lưu trữ đang áp dụng lập hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy trên cùng một hồ sơ công việc; điều này gây ra một số khó khăn nhất định trong công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị; chưa có sự thống nhất trong cách thức lập hồ sơ, văn bản tiếp nhận theo hệ thống phát hành điện tử sẽ không có bản giấy (mộc đỏ) để lưu trữ theo quy định…
Để góp phần thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ; trước hết đòi hỏi cán bộ công chức, nhất là cán bộ tham mưu thực hiện công tác văn thư lưu trữ phải chấp hành nghiêm những quy định của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư- lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước, nâng cao nhận thức chính trị về nghề nghiệp; học hỏi, trau dồi, nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ, ứng dụng các tiện ích của công nghệ thông tin trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Thứ hai, các cấp ủy, cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường công tác tuyên truyền, quán triệt vai trò quan trọng của việc ứng dụng CNTT, chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ; xác định đây là nhiệm vụ của mỗi tổ chức, cá nhân, không chỉ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ, đồng thời chỉ đạo thực hiện chặt chẽ các giải pháp bảo vệ bí mật Nhà nước, không để xảy ra tình trạng lộ lọt văn bản mật lên các phương tiện truyền thông đại chúng. Hạn chế đến mức thấp nhất việc chuyển giao các văn bản gốc, nhất là các văn bản có nội dung chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị thông qua các nền tảng mạng xã hội.
Thứ ba, thường xuyên mở các lớp tập huấn, hướng dẫn việc ứng dụng CNTT đối với việc lập hồ sơ điện tử; phối hợp chặt chẽ, thống nhất trong các khâu soạn thảo, phát hành, lưu trữ và lập danh mục hồ sơ lưu trữ.
Thứ tư, các cơ quan, đơn vị quan tâm, tạo điều kiện trang bị các máy móc và công cụ hiện đại đáp ứng yêu cầu công việc cho cán bộ công chức, nhất là bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ và các bộ phận thường xuyên tham mưu thực hiện các nội dung chứa bí mật Nhà nước.
Thứ năm, văn bản điện tử ngày càng phổ biến nên việc quản lý văn bản điện tử, quản lý và sử dụng các thiết bị lưu khóa bí mật yêu cầu phải chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật.
Ngọc Yến