1. Xác định nguyên nhân, trách nhiệm trong việc mất hồ sơ đảng viên

Khi hồ sơ đảng viên bị mất, cấp ủy nơi quản lý hồ sơ đảng viên tiến hành thẩm tra, xác minh (phối hợp với các cơ quan có liên quan nếu cần thiết) để làm rõ nguyên nhân mất hồ sơ đảng viên. Nếu hồ sơ do đảng viên làm mất thì đảng viên phải làm bản tường trình, báo cáo cấp ủy nơi đảng viên đang sinh hoạt và cấp ủy có thẩm quyền về việc mất hồ sơ đảng viên. Nếu hồ sơ do tổ chức đảng làm mất thì tổ chức đảng phải thông báo cho đảng viên và báo cáo với cấp ủy có thẩm quyền về việc mất hồ sơ đảng viên. Trường hợp hồ sơ đảng viên bị mất do nguyên nhân bất khả kháng (lũ lụt, hỏa hoạn,...) thì không xem xét trách nhiệm của tổ chức hoặc cá nhân có liên quan. Trường hợp hồ sơ đảng viên bị mất do nguyên nhân chủ quan thì phải yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân có liên quan kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm và tùy theo tính chất, mức độ để xử lý kỷ luật đảng theo quy định.

2. Quy trình khôi phục hồ sơ đảng viên

- Ban thường vụ cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng cho ý kiến về việc khôi phục hồ sơ đảng viên.

- Căn cứ ý kiến của ban thường vụ cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng, cấp ủy nơi quản lý hồ sơ đảng viên hướng dẫn đảng viên viết lại lý lịch đảng viên, phiếu đảng viên.

- Cấp ủy có thẩm quyền thẩm tra, xác minh, chứng nhận lý lịch đảng viên, phiếu đảng viên và tiến hành lập lại hồ sơ đảng viên.

3. Các tài liệu khôi phục trong hồ sơ đảng viên

Hồ sơ đảng viên bị mất phải khôi phục lại những tài liệu sau: lý lịch đảng viên, phiếu đảng viên; sao lại quyết định kết nạp đảng viên, quyết định công nhận đảng viên chính thức và tài liệu khác có liên quan (nếu có). Tất cả các tài liệu này và bản tường trình về việc làm mất hồ sơ đảng viên, xác nhận của cấp ủy nơi quản lý hồ sơ, bản kiểm điểm trách nhiệm của tổ chức hoặc cá nhân (nếu có) được lập thành mục lục hồ sơ và đưa vào trong hồ sơ lập lại của đảng viên.