Ngày 21/10/2010, tại Bà Rịa – Vũng Tàu, Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã tổ chức Hội nghị tổng kết công tác văn phòng giai đoạn 2006 – 2010 và triển khai kế hoạch công tác văn phòng giai đoạn 2010 – 2015. Dự hội nghị có bà Hồ Thị Kim Thoa - Thứ trưởng Bộ Công Thương, ông Trần Văn Được – Phó TGĐ EVN và các đại biểu đại diện cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng tại cơ quan EVN và các đơn vị thành viên.
|
 |
|
Bà Hồ Thị Kim Thoa - Thứ trưởng Bộ Công Thương trao Bằng khen cho các tập thể có thành tích trong công tác văn phòng giai đoạn 2005 – 2009. |
Tham mưu, giúp việc hiệu quả
Trong những năm qua, quan niệm về vai trò của văn phòng trong cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, đơn vị đã có những bước chuyển biến rõ rệt. Các đơn vị đã chú trọng bố trí đội ngũ cán bộ được đào tạo bài bản, có kiến thức lý luận và thực tiễn, cần cù siêng năng và linh hoạt sáng tạo. Nhờ đó, văn phòng các đơn vị đã bám sát nhiệm vụ chính trị và thường xuyên chấn chỉnh, cải tiến lề lối làm việc theo hướng nâng cao hiệu quả thiết thực phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của đơn vị. Thực hiện tốt công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Tập đoàn, Lãnh đạo các đơn vị trong việc theo dõi, tổng hợp và đôn đốc các đơn vị triển khai thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác của EVN cũng như sự chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh của các đơn vị...
Trong 2 năm 2008-2009, EVN đã phối hợp với Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức kiểm tra tại một số đơn vị về công tác văn phòng, trong đó trọng tâm là công tác văn thư lưu trữ. Qua kiểm tra cho thấy, công tác văn thư lưu trữ đã được các đơn vị quan tâm, đầu tư đúng mức, nhiều đơn vị đã áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác quản lý công văn giấy tờ như Tổng công ty Điện lực miền Nam, miền Trung, Công ty Thủy điện Ialy, Công ty Điện lực Đà Nẵng, Đồng Nai…
Việc tiếp nhận, ban hành và luân chuyển văn bản luôn kịp thời, chính xác, hạn chế tối đa những trường hợp nhầm lẫn, chậm trễ. Một số đơn vị có số lượng văn bản xử lý hàng năm rất lớn như: Cơ quan Tập đoàn tiếp nhận gần 58.000 công văn đến, phát hành trên 27.000 công văn đi; cơ quan Tổng công ty Điện lực miền Nam tiếp nhận trên 7.525 văn bản đến, phát hành trên 10.000 văn bản đi… nhưng các đơn vi đều thực hiện tốt việc tiếp nhận, quản lý, lưu trữ văn bản đi, đến theo đúng quy định.
Đẩy mạnh cải cách hành chính
Những năm qua, bên cạnh nhiệm vụ chuyên môn, việc cải cách hành chính và đổi mới lề lối luôn được chú trọng hàng đầu tại các đơn vị. Năm 2009, Văn phòng Tập đoàn và văn phòng các đơn vị đã tích cực triển khai một số giải pháp thực hiện cải cách hành chính và đổi mới lề lối làm việc như: Tổ chức sắp xếp và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong nội bộ Văn phòng, phân công nhiệm vụ cụ thể; chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan rà soát các quy chế, quy định, quy trình giải quyết công việc, ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung theo hướng rõ ràng, đơn giản và phù hợp thực tế, đồng thời đẩy mạnh kiểm tra, giám sát việc thực hiện.
Nhiều đơn vị đã và đang triển khai mạnh mẽ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong công tác quản lý, điều hành như hệ thống quản lý, xử lý văn bản trên mạng nội bộ, thư điện tử, hệ thống giao ban/họp trực tuyến… Qua đó, góp phần nâng cao trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân đối với công việc được giao, giảm bớt thủ tục, giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý công việc.
100% đơn vị ứng dụng CNTT năm 2012
Trên cơ sở những kết quả và kinh nghiệm trong giai đoạn 2006 – 2010, EVN đã đưa ra các mục tiêu phấn đấu của công tác văn phòng giai đoạn 2010 – 2015 như: Xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ và triển khai áp dụng thí điểm tại một số đơn vị. Phấn đấu bố trí đủ kho lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu theo quy định của EVN và Nhà nước. Xây dựng kịch bản mẫu để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện của đơn vị… Các đơn vị sẽ đẩy mạnh ứng dụng tin học trong công tác văn phòng, trong đó chương trình tại các đơn vị phải kết nối được với chương trình E – Office 2.0 của EVN và đảm bảo tính hệ thống từ Tập đoàn đến tận các đơn vị. Đồng thời, phấn đấu đến năm 2012 có 100% các đơn vị xây dựng và ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng. Phát biểu tại Hội nghị, bà Hồ Thị Kim Thoa - Thứ trưởng Bộ Công Thương khẳng định: Công tác văn phòng bao gồm từ những công việc giản đơn cho tới những công việc đòi hỏi nhiều chất xám, người lao động phải có đức tính chuyên cần, sáng tạo, tỉ mỉ… Nếu chỉ sai sót nhỏ cũng gây ảnh hưởng không tốt tới các hoạt động chung. Do đó, Thứ trưởng đề nghị lãnh đạo EVN và các doanh nghiệp trong Tập đoàn cần tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quan tâm, động viên tốt hơn tới đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng trong thời gian tới.
Chỉ đạo của Phó TGĐ EVN Trần Văn Được đối với công tác văn phòng EVN trong thời gian tới:
- Kiện toàn về tổ chức hoạt động văn phòng theo hướng gọn nhẹ, hiệu lực, hiệu quả.
- Lựa chọn cán bộ có đủ phẩm chất, năng lực cho công tác văn phòng, hành chính, văn thư lưu trữ. Quan tâm đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ.
- Quán triệt tầm quan trọng của công tác hành chính tới từng CBCNV trong toàn ngành. Kiện toàn hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hành chính, văn thư lưu trữ.
- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc cho công tác hành chính, văn thư lưu trữ.
- Giao Ban Tổ chức và Nhân sự chủ trì/phối hợp với Văn phòng Tập đoàn xây dựng khung biên chế, chuẩn hoá đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ cho các đơn vị. Giao Văn phòng Tập đoàn chủ trì/phối hợp với tư vấn chuẩn hoá quy trình ISO, quy định của Nhà nước, của Tập đoàn và xây dựng lộ trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ giai đoạn 2010 – 2015. Phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước hướng dẫn lập hồ sơ văn thư lưu trữ hiện hành trong toàn Tập đoàn…