Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão và nhân loại đang bước vào thời kỳ cách mạng 4.0. Mạng thông tin được kết nối toàn cầu, kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin đã cơ bản được xây dựng và dần hoàn thiện. Song song với sự thay đổi đó, nhiều hình thức truyền tải thông tin mới cũng đã ra đời và một trong số đó là hội nghị trực tuyến (Online ConFerence). Nói một cách dễ hiểu, hội nghị trực tuyến là hệ thống thông tin cho phép nhiều người cùng trao đổi thông tin cùng lúc theo thời gian thực ở nhiều nơi khác nhau, thông qua hình ảnh, âm thanh.
Ảnh minh họa (Nguồn: toaan.gov.vn)
Nắm bắt được những ưu điểm của hình thức mới này, Chính phủ cũng như một số đơn vị, tổ chức đã tổ chức triển khai họp trực tuyến với phạm vi và quy mô khác nhau. Hội nghị trực tuyến không chỉ là giải pháp mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những khuyết điểm của hình thức cũ mà còn là giải pháp tối ưu nâng cao hiệu quả kinh tế. Hãy thử làm một phép tính. Hội nghị của một ngành, khoảng 200 đại biểu dự cùng về một địa phương, trong 2 ngày. Tiền công tác phí, tiền lưu trú, tiền vé máy bay, tàu xe đi lại, trung bình khoảng 2 triệu đồng 1 người. Vậy, con số phải trả là 400 triệu đồng. Mỗi năm, chúng ta có bao nhiêu ngành, đơn vị, tổ chức tổng kết và con số đó là bao nhiêu? Đấy là mới nói đến hội nghị ngành mang tính toàn quốc ở Trung ương. Còn hội nghị cấp xã, huyện, tỉnh sẽ là bao nhiêu? Chưa có thống kê cụ thể chính xác kinh phí chi cho hội nghị toàn quốc là bao nhiêu, nhưng chắc chắn là con số khổng lồ. Đó là chưa đề cập đến lãng phí xã hội đã mất quá nhiều thời gian cho hội họp. Có thể nói, lãng phí kéo dài nếu làm phép tính cộng sẽ thành số tiền không nhỏ, tạo áp lực rất lớn cho chi ngân sách Nhà nước vốn đang rất eo hẹp.
Được sử dụng ngày càng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau từ kinh doanh thương mại, giáo dục đào tạo, y tế, sản xuất cho đến an ninh quốc phòng, dễ dàng nhận thấy hội nghị trực tuyến đã trở thành xu hướng thiết yếu nhất không thể thiếu hiện nay. Hội nghị trực tuyến là một bước phát triển đột phá của công nghệ thông tin mở ra cho chúng ta một thời kỳ mới trong lĩnh vực công nghệ nói chung và truyền thông nói riêng. Đây là một bước tiến lớn giúp con người có khả năng giao tiếp với nhau, không còn bị cản trở bởi khoảng cách địa lí. Rõ ràng là Hội nghị trực tuyến là một lợi thế lớn, vừa tiết kiệm vừa giải quyết kịp thời, hiệu quả thông tin phục vụ công tác hàng ngày, hằng giờ của các cơ quan, đơn vị. Song tại sao vẫn còn một số bộ, ngành và không ít tỉnh, huyện xa lạ, ngại ngần với hình thức hội nghị trực tuyến. Có nhiều lý do, trong đó có cả nguyên nhân từ tâm lý bảo thủ, thậm chí còn muốn duy trì hình thức hội họp truyền thống để giải ngân kinh phí...
Tuy nhiên nói đi cũng phải nói lại, hình thức hội họp truyền thống vẫn có riêng cho mình những ưu điểm mà ở đó là sự an toàn, bảo mật đối với các thông tin do được trao đổi, đối thoại trực tiếp giữa người nói và người nghe. Bên cạnh đó, cách họp truyền thống cũng giúp cán bộ trên cả nước được gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm; có dịp được đi thực tế, tìm hiểu tình hình địa phương…Vì vây, vẫn rất cần các hội nghị, cuộc họp trực tiếp đối với những vấn đề không thể tổ chức bằng trực tuyến.
Song không vì thế lại ỉ lại, cứ vin cớ cho rằng nội dung quan trọng để tổ chức kiểu truyền thống, trong khi tính chất hội nghị hoàn toàn có thể làm trực tuyến. Chúng ta cũng phải nhìn thắng vào thực tế, không ít hội nghị truyền thống đôi khi rất gây phản cảm. Mỗi hội nghị đều đã phát sẵn tài liệu cho đại biểu. Nhưng, chủ tọa vẫn cứ " đánh vần đọc diễn văn", đọc lại tài liệu. Và vì thế, khá nhiều cuộc họp rất lãng phí, do không có hiệu quả, chất lượng. Mặt khác, chúng ta họp quá nhiều. Không ít cán bộ kêu than. Cả tháng, cả năm, hết ngày nọ sang tháng kia đi họp. Họp triền miên như thế, cán bộ không còn thời gian để đào sâu nghiên cứu lĩnh vực công tác cũng như công việc lãnh đạo, quản lý của mình. Và đương nhiên hệ quả là công việc bị bê trễ. Điều đó cũng là tất yếu dẫn đến hiệu quả hoạt động của không ít cơ quan, đơn vị, địa phương luôn ở mức độ trung bình, thậm chí yếu kém.
Nước ta chưa giàu, muốn là một nước giàu không chỉ phát triển kinh tế - xã hội, mà còn phải làm rất nhiều việc nữa. Trong đó có việc phải tiết kiệm, chống lãng phí trong các cuộc họp. Để làm được điều này, không những cần sự quyết tâm của Trung ương mà cần sự chủ động của chính các địa phương. Đã đến lúc, mỗi đơn vị cần tìm cho mình một “lối thoát” hữu hiệu và phù hợp để tránh lãng phí cả thời gian và tiền bạc trong quá trình tổ chức hội họp. Lãng phí, dù dưới hình thức nào, nếu để kéo dài, không khắc phục được cũng ảnh hưởng đến sự phát triển của đất nước./.