Để triển khai thực hiên công việc, Văn phòng Huyện uỷ Can Lộc đã tổ chức khảo sát các điều kiên về con người, cơ sở vât chất, thực tế lưu trữ tài liêu… từ đó, xây dựng khung kế hoạch và phân công nhiêm vụ, mốc thời gian thực hiên, thời gian hoàn thành và các nguồn lực đảm bảo.
 |
| Cán bộ Văn phòng Huyện ủy Can Lộc hướng dẫn cơ sở khai thác tài liệu lưu trữ. |
Sau khi hoàn thành thí điểm tại xã Khánh Lôc, Văn phòng Huyên uỷ Can Lộc đã chủ đông xây dựng kế hoạch thực hiên theo từng năm, với các bước thực hiên cụ thể, bài bản. Theo Chánh Văn phòng Huyên uỷ Can Lôc Đặng Văn Kỳ cho biết, tranh thủ những ngày nghỉ cuối tuần, cán bộ Văn phòng Huyên uỷ phụ trách văn thư lưu trữ đã thường xuyên về với cơ sở, “cầm tay chỉ viêc” cho cán bô văn phòng cấp uỷ các xã, thị trấn. Từ những hướng dẫn ban đầu, qua thời gian đôi ngũ này đã thực hiên công tác này ngày càng khoa học, đảm bảo nghiêp vụ, yêu cầu đề ra.
Quá trình thực hiện công việc, tất cả các đơn vị đều được Huyện ủy Can Lộc bố trí phòng làm việc, phương tiện kỹ thuật để đảm bảo hiệu quả công việc như máy tính, máy in, máy photocopy; tủ đựng tài liệu, cặp lưu trữ hồ sơ theo quy định... Qua đó, đã khắc phục được tình trạng gặp khó khăn trong tìm kiếm, khai thác tài liệu. Ngoài ra, còn góp phần khắc phục tình trạng sai sót trong việc lưu giữ các loại giấy tờ, thủ tục, hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên; thực hiên tốt hơn viêc tiếp nhận công văn đi, đến, việc bảo quản, quản lý hồ sơ, văn bản…
Bên cạnh viêc hoàn thành lâp hồ sơ, thu thâp hồ sơ, chỉnh lý tài liêu, lưu trữ tại các Đảng bô cơ sở; trong quá trình thực hiên, đôi ngũ cán bộ văn phòng cấp uỷ cơ sở thường xuyên được cập nhật về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng theo quy định; hướng dẫn công tác chuẩn bị nội dung phục vụ các hội nghị của cấp ủy, quy trình ban hành công văn đi, tiếp nhân công văn đến. Cùng với đó, thường xuyên triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm tạo thuân lợi cho viêc xử lý các văn bản gửi, nhân hồ sơ công viêc hàng ngày; khắc phục, sửa chữa một số sự cố thông thường, cài đặt và sử dụng chữ ký số, giúp tiết kiệm thời gian trong xử lý, gửi, nhận văn bản./.